패턴: 4단계

등록일: 2014. 07. 30

프레젠테이션 교과서: 발표자라면 꼭 알아둬야 할 88가지 실천 기법

  • 닐 포드, 매튜 맥컬러프, 나다니엘 슈타 지음
  • 윤이 옮김
  • 396쪽
  • 25,000원
  • 2014년 04월 28일

정의

자료를 준비할 때 프레젠테이션 툴을 사용하는 데 너무 많은 시간을 허비하지 않도록 주의한다. 자료를 만들기 전에 생각을 정리하고 구조를 만든다. 자료를 만들 때는 구상, 소재 정리, 구조화, 설계의 4단계를 거친다.

동기

프레젠테이션 자료를 작성하는 ‘진짜’ 작업을 하기 전에 포스트잇으로 메모하고 마인드맵을 사용해 생각을 정리해서 줄거리를 만드는 게 시간 낭비처럼 느껴질 수 있다. 그냥 프레젠테이션 툴을 사용해서 자신의 생각을 바로 정리할 수 있을 거라고 생각할지도 모른다. 하지만 단언컨대 절대 그렇지 않다.

이 책의 저자 세 명이 각자 경험으로 알게 된 바에 따르면 가능한 한 오랫동안 프레젠테이션 툴을 멀리해야 한다. 실제 프레젠테이션을 하기 전에 이야기로 풀 만한 가치가 있는 뭔가가 분명 있을 것이다. 먼저 공들여 자신의 생각을 정리하면 나중에 프레젠테이션 내용을 구성할 때 크게 도움이 될 것이다. 성급하게 자신의 생각을 슬라이드로 옮기면 적절한 기승전결을 찾기가 더 어려워진다.

적용성 및 적용 결과

슬라이드를 작성하면서 통합된 하나의 메시지를 만들기는 어렵다. 프레젠테이션 툴 때문에 개념을 슬라이드 크기의 조각으로 잘라야 하기 때문이다. 생각을 그런 작은 크기로 쪼개서 구상하기란 거의 불가능하다. 이런 부정적인 효과는 쿠키 틀 안티패턴에서 설명한다. 슬라이드에서 설명하는 내용 자체보다는 프레젠테이션 내용의 설계를 고민해야 한다. 프레젠테이션 툴을 사용하다 보면 전체 내용 중 한 가지 측면만 과도하게 강조해서 설계하기 쉽다.

프레젠테이션 내용을 사전에 완벽하게 설계한 다음에 기계적으로 슬라이드에 모조리 옮기라는 게 아니다. 프레젠테이션의 시각적인 부분을 구현할 때 프레젠테이션에 관한 생각이 바뀔 것이고 실제로도 바뀌어야 한다. 다만, 설계 단계에서는 프레젠테이션 툴을 사용하지 말 것을 권한다.

방법

스튜어트 할로웨이(Stuart Halloway)는 유명한 소프트웨어 전문가이자 파워 블로거다. 그가 블로그에 글을 하나 쓸 때는 아침 조깅을 세 번 하는 동안 머릿속으로 내용을 구상한 후 단 15분만에 그걸 쓴다고 한다. 만약 프레젠테이션 자료를 만들 때 대부분의 시간을 슬라이드 작성에 허비한다면 완전히 잘못된 것이다!

프레젠테이션 준비를 할 때는 다음과 같은 4 단계를 거친다.

  1. 구상: 발표할 내용을 구상한다. 필수 프레젠테이션이라 하더라도 어떻게 이야기를 효과적으로 전달할지 생각해야 한다. 예를 들어, 업무상 분기 실적을 발표해야 한다면 공통 시각 테마로 회사 야유회 사진을 이용하는 등의 아이디어가 있을 것이다. 이 단계의 산출물은 프레젠테이션 내용에 포함시킬 수 있을지 없을지 모를 아이디어에 불과하지만 미약하게나마 주제와 연관되어 있다.

  2. 소재 정리: 아이디어의 소재를 정리하되 미리 구체화하지는 않는다. 아이디어의 숨은 연결고리가 엄격한 계층 구조에는 맞지 않으므로 성급하게 구조를 적용하지 않도록 주의한다. 작가들은 모두 마인드맵 툴을 좋아한다. 마인드맵 툴을 사용하면 정보를 비전형적인 구조로 정리할 수 있기 때문이다. 인덱스 카드로도 비슷한 효과를 볼 수 있다. 이 단계에서 프레젠테이션 툴을 사용하면 아이디어를 쿠키 틀 크기로 조각내야 하기 때문에 절대로 프레젠테이션 툴을 사용하지 않는다. 다음으로 사용하지 말아야 할 것은 엄격한 계층 구조를 적용하는 개요작성 툴(outlining tool)이다. 이 단계에서는 프레젠테이션 내용을 구성하는 요소 간 연관 관계만 확인하면 된다.

  3. 구조화: 구상하고 정리한 아이디어를 구조화한다. 프레젠테이션 주제의 범위를 정하고 아직 구조화되지 않은, 아이디어의 얼개를 만든다. 독립적인 개요작성 툴을 사용해도 좋고, 프레젠테이션 툴에 있는 개요작성 기능을 활용해도 된다. 구조화 단계의 목표는 구상한 아이디어를 엮어 강렬한 기승전결을 만드는 것이다. 소재 정리 단계에서 정리한 소재들을 프레젠테이션 주제의 일부로 포함시키는 것이 중요하다. 정리한 소재 중 상당수는 여기에 포함되지 않을 테지만 걱정할 필요 없다. 아이디어를 정리하는 과정에서 나온 많은 소재들이 흥미롭긴 하나 프레젠테이션 내용에는 크게 보탬이 되지 않는 경우가 많다.

  4. 설계: 프레젠테이션 툴을 사용해 아이디어를 슬라이드에 옮긴다. 이때, 이 책에서 설명하는 패턴을 활용한다.

종이나 포스트잇 메모를 이용한 아날로그 방식이나 마인드맵, 개요작성 툴을 이용한 디지털 방식으로 사고를 정리하는 방법에 대해서는 수많은 책에서 다루고 있으므로 이 책에서는 관련 내용을 생략한다. 그래도 어떤 식으로 작업하면 될지 예제 정도는 제시할 수 있다.

닐의 작업 방식

닐이 각종 콘퍼런스에서 강연을 하고 다닐 때는 프레젠테이션 자료를 많이 만들지 않으려고 노력한다. 대신, 다음 해의 주제에 관한 구상을 주로 한다. 관심 있는 주제를 목록으로 뽑아서 정리한 다음 해당 주제의 어느 부분을 발표하면 좋을지 생각하기 시작한다. 관련 주제에 대해 관찰한 것들이나 통찰, 갑자기 떠오른 영감(아무리 사소한 것이라도)을 계속 메모한다. 관련성이 미미하거나 잠재적인 것이라도 말이다.

소재 정리 단계에서는 마인드맵을 즐겨 사용한다. 구조에는 크게 신경 쓰지 않고, 그동안 메모했던 이런저런 내용을 모두 마인드맵 툴에 집어넣는다. 초기 단계에 마인드맵을 즐겨 사용하는 이유는 주제와 관련된 모든 이질적인 정보를 한데 모을 수 있고, 개요작성 툴이나 프레젠테이션 툴과는 달리 특정한 구조를 적용하지는 않기 때문이다. 마치 해리 포터에서 덤블도어 교수가 펜시브(머릿속 생각을 추출해서 정리할 수 있게 담는 마법 장치)를 사용하는 것처럼 마인드맵을 사용한다.

프레젠테이션 자료를 만들어야 할 때가 오면 마인드맵을 이용해 생각에 구조를 입힌다. 대개 해당 주제에 관해 지난 6개월간 생각했던 내용의 50~75 퍼센트 정도만 남게 된다. 이 단계에서 주요 테마와 주제의 순서, 공통 시각 테마 등의 더 큰 구조를 만든다. 닐이 정리한 마인드맵의 예제는 그림 2.4에서 볼 수 있다.

figure2-4
그림 2.4 닐이 On the Lam from the Furniture Police 기조연설에 사용한 마인드맵 예제

그림 2.4의 마인드맵에서 서로 엇갈린 선을 볼 수 있는데, 이것이 개요작성 툴과는 다른, 이런 종류의 툴의 장점이다. 마인드맵을 사용하면 계층적인 레이아웃을 만들면서도 항목 간 교차 연결 관계를 표현할 수 있다. 이런 교차 연결 관계는 주제에 관해서 독특하고 비선형적인 생각을 보여주므로 프레젠테이션에서 가장 흥미로운 부분이 되는 경우가 많다.

마인드맵으로 모든 소재를 정리한 후에는 내용을 개요작성 툴로 옮긴다. 구조화 단계에 해당한다. 여기서는 마인드맵의 구조를 선행화해서 개요를 작성하는 것이 중요하다. 슬라이드로 표현한 프레젠테이션은 시간의 흐름에 따라 표현되므로 선형적이다. 필요한 부분에서 설명할 내용의 순서를 결정해야 한다. 마인드맵의 내용을 개요로 작성할 때는 교차 연결 관계에 특히 주의한다. 교차 연결 관계에 공통 시각 테마를 사용할 만한 부분이 있을지도 모르고, 쓸 만한 부분을 찾으면 백트래킹 패턴을 효과적으로 사용할 수 있다.

프레젠테이션마다 핵심 주제가 있긴 하겠지만 주요 메시지를 전달하는 데 방해가 되지 않는 선에서 부가적인 내용을 통찰력 있게 다룰 수 있다면 프레젠테이션을 더욱 깊이 있고 흥미롭게 만들 수 있다.

주제를 선형적인 구조로 만든 후에 설계 단계로 넘어가 프레젠테이션 툴로 슬라이드를 작성한다. 기본 구조를 사전에 정해 놓으면 슬라이드를 작성할 때는 설명보다 시각적인 부분에 더 집중할 수 있다.

관련 패턴

공통 시각 테마에 관한 아이디어는 보통 구상 단계나 소재 정리 단계에 떠오른다.

백트래킹 패턴은 강력한 보강 기법이다. 추적 대상은 이 패턴의 구상 단계와 구조화 단계에서 얻을 수 있다.

이 패턴을 적용하고 나면 프레젠테이션의 기승전결로 넘어간다.